Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Stichting GeldZorg Alphen aan den Rijn e.o. (“GeldZorg”, “wij”) helpt inwoners van Alphen aan den Rijn en omgeving die moeite hebben om hun geldzaken op orde te houden. We doen dat met vrijwilligers (GeldZorgMaatjes) die naast de hulpvrager staan.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

• Naam: Stichting GeldZorg Alphen aan den Rijn e.o.
• KvK: 53199154
• Adres: Aziëlaan 429, 2408 HZ Alphen aan den Rijn
• E-mail: info@geldzorgalphen.nl
• Telefoon: 06 – 39 00 34 08

2. Welke gegevens verwerken wij

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om je te kunnen helpen of om onze organisatie te laten werken.

Van hulpvragers

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
• Gegevens over je financiële situatie (inkomsten, uitgaven, schulden, toeslagen, vaste lasten) voor zover nodig voor de hulp;
• Aantekeningen die je maatje en coördinator maken over de voortgang;
• Een eventueel budgetplan dat we samen met jou bijhouden;
• Eventueel gegevens over je gezins- of woonsituatie die van belang zijn voor de hulp.

Van vrijwilligers (maatjes, coördinatoren, bestuur)

• Naam, contactgegevens;
• Registratie dat een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) met positieve uitslag op echtheid is gecontroleerd, met de afgiftedatum (om het vernieuwingsmoment te bepalen). De VOG zelf bewaren wij niet;
• Gegevens nodig voor onkostenvergoeding [indien van toepassing].

Van websitebezoekers

• Wat je zelf invult in het aanmeldformulier;
• Technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te tonen (waaronder je IP-adres), zie hoofdstuk 10.

3. Waarvoor en op welke grondslag

Doel	Grondslag (AVG)
Je koppelen aan een maatje en je begeleiden	Toestemming / uitvoering van de hulpvraag
Contact met je onderhouden	Toestemming
Samenwerken met de gemeente of schuldhulpverlening	Alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming
Vrijwilligers organiseren en begeleiden	Gerechtvaardigd belang
Website veilig aanbieden	Gerechtvaardigd belang

4. Gevoelige gegevens

Gegevens over je schulden en inkomen zijn wettelijk geen “bijzondere persoonsgegevens”, maar wij behandelen ze wél als zeer gevoelig en gaan er extra zorgvuldig mee om.

Wij leggen géén bijzondere persoonsgegevens vast, zoals gegevens over je gezondheid. Komt zoiets tijdens een gesprek ter sprake, dan nemen wij het niet op in je dossier.

5. Toestemming

Voordat we met de begeleiding starten, leggen we je toestemming vast. Je maatje neemt een toestemmingsovereenkomst met je door, die je ondertekent. De ondertekende overeenkomst wordt aan je dossier toegevoegd in GeldZorg Connect. Je geeft je toestemming vrijwillig en je mag die op elk moment intrekken.

6. Wie heeft toegang tot je gegevens

• Je eigen maatje en de coördinator die jullie koppeling begeleidt;
• Beperkt: bestuursleden met veldwerk in portefeuille, voor zover nodig;
• Niemand anders binnen GeldZorg heeft inzage in jouw dossier.

Wij leggen je gegevens vast in GeldZorg Connect, ons eigen beveiligde dossiersysteem. Toegang is persoonlijk, met tweestapsverificatie, en wordt beperkt tot wie het echt nodig heeft. Alle persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen in de database en pas ontsleuteld op het moment dat een bevoegde gebruiker ze opvraagt. Hierdoor zijn de gegevens — ook in back-ups — onleesbaar zonder de decryptiesleutel, en is de impact van een eventuele datadiefstal sterk beperkt.

7. Delen met anderen

Wij delen je gegevens niet met derden, behalve:

• met de gemeente of professionele schuldhulpverlening, en alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming;
• met leveranciers die ons helpen onze diensten te leveren (verwerkers), waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Verwerkers die wij inschakelen:

• Hetzner — hosting van GeldZorg Connect (server binnen de EU, Duitsland);
• Microsoft (Microsoft 365 / e-mail);
• Cloudflare (hosting en beveiliging van de website).
• Umami (privacyvriendelijke, cookieloze websitestatistieken, gehost binnen de EU).

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden en gebruiken deze niet voor commerciële of reclamedoeleinden. Wanneer wij gebruikmaken van externe verwerkers voor de opslag of verwerking van gegevens, gebeurt dit uitsluitend in opdracht van onze organisatie en volgens de geldende privacywetgeving. Deze verwerkers hebben geen toegang tot de inhoud van jouw gegevens; de opgeslagen informatie is waar mogelijk versleuteld en wordt passend beveiligd.

8. Hoe lang bewaren wij je gegevens

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig.

• Hulpvragerdossier: tot 5 jaar na afsluiting van het traject, zolang dat nodig is voor bijvoorbeeld nazorg, afhandeling van klachten of verantwoording.
• Budgetplan bij het dossier: als wij samen met jou een budgetplan bijhouden, geldt daarvoor dezelfde bewaartermijn als voor het dossier (tot 5 jaar na afsluiting).
• Oud-vrijwilligers: Contactgegevens en andere persoonsgegevens worden binnen 2 jaar na vertrek verwijderd, tenzij er een goede reden is om ze langer te bewaren (bijvoorbeeld omdat iemand op een reservelijst wil blijven staan of vanwege een lopende klacht).
• Financiële administratie van de stichting: voor zover gegevens hieronder vallen, gelden de wettelijke fiscale bewaartermijnen (in beginsel 7 jaar). Dit staat los van je hulpvragerdossier.

9. Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, persoonlijke accounts met tweestapsverificatie, en toegang alleen voor wie het nodig heeft. In GeldZorg Connect worden alle persoonsgegevens versleuteld in de database opgeslagen en pas bij het opvragen door een bevoegde gebruiker ontsleuteld; ook back-ups zijn zonder de decryptiesleutel onleesbaar.

10. Cookies en de website

Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen advertentie- of profileringstechnieken. Voor anonieme bezoekstatistieken gebruiken wij Umami, een privacyvriendelijk hulpmiddel dat geen cookies plaatst en bezoekers niet individueel volgt; de gegevens worden binnen de EU verwerkt. Voor de beveiliging van het contactformulier gebruiken wij Cloudflare Turnstile, een privacyvriendelijk alternatief voor reCAPTCHA dat geen cookies plaatst. Om de website veilig te kunnen tonen verwerkt onze hostingpartij het IP-adres van bezoekers.

11. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• je toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• een kopie van je gegevens te ontvangen.

Stuur hiervoor een bericht naar info@geldzorgalphen.nl. We reageren binnen 4 weken.

12. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Voor klachten die niet over je persoonsgegevens gaan, zie onze vragen- en klachtenregeling.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website.

Download de privacyverklaring als PDF